Partnerbijdrage
Als ondernemer ben je waarschijnlijk continu bezig met het verbeteren van jouw organisatie. Hierbij kan het gaan om het optimaliseren van de bestaande processen tot het implementeren van een compleet nieuwe strategie en alle gradaties daartussen. De aanpak die je daarbij het best kunt volgen, is enerzijds afhankelijk van de mate van complexiteit en de impact die de verbetering of verandering heeft op uw organisatie. Anderzijds is de benodigde doorlooptijd om de verandering te realiseren een belangrijke factor. Hoe groter de verandering, doorlooptijd en complexiteit van de verandering, des te belangrijker is het om een gestructureerde aanpak te volgen. Zo voorkom je dat je achterblijft met frustratie, ontevreden klanten of desinvesteringen. Wij zetten een aantal methoden voor jou op een rij.
Kleine verbeteringen, gewoon doen!
De simpelste vorm van procesoptimalisatie is het doorvoeren van kleine verbeteringen. Het gaat dan vaak om het slimmer aanpakken van dagelijks werk. Vaak zijn dit de dingen die je direct kunt doorvoeren, zonder veel overleg of afstemming.
Stapsgewijze verbetering met procesoptimalisatie
Met de lean-methode kun je actief en gestructureerd op zoek gaan naar mogelijke verbeteringen in jouw proces. Lean richt zich op het elimineren van verspillingen in het proces, zoals af- en uitval, wachttijden en voorraden. Zo kun je processen in kaart brengen, bepalen waar verbeteringen mogelijk zijn en deze implementeren. Een andere methode die je kunt gebruiken om kortcyclische procesverbeteringen te realiseren, is agile of scrum. Hierbij wordt met een team gewerkt in zogenaamde sprints van drie tot vier weken, waarbij in iedere sprint iets concreets wordt opgeleverd. Hierbij wordt vooraf niet lang nagedacht over hoe de eindoplossing er uiteindelijk uit moet komen te zien, maar worden telkens kleine stapjes gezet in de goede richting.
Projectmanagement centraal bij grote veranderingen
Wanneer het gaat om grote (strategische ) veranderingen of het toevoegen van nieuwe activiteiten in de organisatie, volstaat het verbeteren van de bestaande processen niet meer. Dan is het nodig om (delen van) de processen te herontwerpen. Bijvoorbeeld wanneer je een bedrijf overneemt en de twee bedrijven wilt integreren. Of als je nieuwe activiteiten gaat ontwikkelen, andere afzetkanalen gaat toevoegen of sterk groeit. Een dergelijke verandering kun je het beste als project aanpakken, met een business owner, projectleider en een projectteam. Zo voorkom je dat meteen vanuit een idee naar implementatie wordt overgegaan, zonder dat alternatieve oplossingen zijn onderzocht en er een gedegen plan van aanpak is gemaakt. Sla je deze stappen over, dan leidt dat uiteindelijk vaak tot vertraging van het project door onvoorziene struikelblokken en kosten.
Een project start met een duidelijk afbakening van het doel. Wat is er klaar als het project klaar is?
Daarna start de ontwerpfase, waarbij de verschillende oplossingsrichtingen worden verkend en worden onderbouwd met een globale business case. De ontwerpfase wordt afgesloten met een go/no go-moment. Gaan we door en welke oplossing is dan het best? In de voorbereidingsfase wordt de gekozen oplossing verder uitgewerkt, wat leidt tot een plan van aanpak en een meer gedetailleerde business case. Als deze ook positief is, kan er gestart worden met de implementatie. Hierbij is het belangrijk dat er strak gestuurd wordt op het doel, tijd, budget en kwaliteit. Als een van deze factoren niet verloopt volgens planning, heeft dit per direct invloed op een van de andere. Pas als de meeste kinderziektes zijn opgelost en iedereen in de organisatie voldoende overweg kan met de nieuwe manier van werken, kan het project afgesloten worden. Hierbij is het goed om te kijken naar wat het oorspronkelijke plan was en wat er uiteindelijk gerealiseerd is. Maar het allerbelangrijkste is om te meten of de verandering ook echt bijdraagt aan een beter resultaat!
Programmamanagement voor verandering op meerdere vlakken
Soms zijn er op meerdere vlakken verbeteringen of veranderingen nodig, om de strategie of organisatiedoelen te realiseren. Om de stip op de horizon te bereiken zijn dan meerdere projecten nodig, die een samenhang hebben met elkaar en tegelijkertijd of na elkaar uitgevoerd worden. Er is dan sprake van een programma van projecten, waarbij door programmamanagement de samenhang en afhankelijkheid tussen de projecten wordt bewaakt en gestuurd.
Procesoptimalisatie is maatwerk
De aanpak die gebruikt wordt bij procesverandering is altijd afhankelijk van wat er precies moet gebeuren en de gewenste mate van structuur en duidelijkheid tijdens het veranderproces. Het gaat daarom altijd om maatwerk, waarbij het beste uit allerlei methodieken gecombineerd kan worden. Door hier op een pragmatische manier mee om te gaan, kan in elke situatie het proces op de meest optimale manier geoptimaliseerd worden. Een bedrijfskundig specialist kan u desgewenst ondersteunen.
Met dank aan Monique Scheffers, Senior bedrijfskundig adviseur bij ABAB Accountants en Adviseurs, voor het schrijven van deze blog.
Meer artikelen van ABAB Accountants en Adviseurs
Kennispartners VNO-NCW Brabant Zeeland
