Aangepaste werksituaties en behoud van het honkgevoel [HCC]

Wake up  

COVID-19 is een structureel gegeven. Met dito gevolgen voor werkomgevingen. Deze week is het de week van de RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) 2020. Hét moment om nieuwe protocollen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden op de agenda te zetten. Geborgd door een RI&E bij wijze van reality check. ‘We moeten onszelf opnieuw uitvinden nu het virus een vast onderdeel uitmaakt van de realiteit’, aldus René van Woezik. Hij is senior-adviseur, Europees register ergonoom en hoger veiligheidsdeskundige bij HumanCapitalCare.

Andere omstandigheden, andere risico’s 

René en zijn collega Marco Leutscher, arbeidshygiënist en hoger veiligheidskundige bij HumanCapitalCare, zien organisaties worstelen. Hoe regel je in virustijden een gezonde, veilige en prettige werksituatie? Eentje die wettelijk klopt en waarin mensen zich uitgedaagd, gemotiveerd en betrokken voelen. Met een goede werksfeer en weinig verzuim.

De ene zweert bij thuiswerken, de ander niet

Marco: ‘Veel mensen werken deels thuis. Maar hoe? Je ziet grote verschillen. De ene zweert erbij, de ander mist collega’s, is afgeleid door huiselijke beslommeringen of huisgenoten. De veerkracht van mensen wordt enorm op de proef gesteld, zowel bij leidinggevenden als bij medewerkers. Mensen kennen hun nieuwe collega’s soms alleen nog maar via Microsoft Teams.’

Mensen die thuiswerken, ze gáán maar door

‘De uitdaging om mensen vitaal te houden als ze thuiswerken, is groot’, zegt René. ‘Heb je thuis een eigen werkkamer met een goede bureaustoel en een groot scherm, dan kun je comfortabel werken en duidelijk onderscheid maken tussen werktijd en vrije tijd. Maar: wie klein behuisd is en met z’n laptop aan de keukentafel zit, verliest gemakkelijk die grens uit het oog. We zien dat medewerkers thuis veel meer uren maken, ze gáán maar door! Video calls stapelen zich op, soms wel zeven uur achtereen. Vaak ten koste van het werkplezier en de bevlogenheid.’

Hoe houd je het ‘honkgevoel’?

Thuiswerken is best solitair. Hoe werk je samen als je elkaar niet ziet? Collega’s missen elkaars steun en begeleiding. René: ‘Leidinggevenden doen hun best om op afstand leiding te geven. Je kunt je medewerkers wel om de twee dagen bellen om poolshoogte te houden. Maar toch vooral het overbrengen van vertrouwen lijkt nodig voor cohesie. Het is belangrijk dat medewerkers het ‘honkgevoel’ houden bij hun werkgever. ‘Dit is mijn club’. In kleinere groepen kun je bij elkaar komen op een plek die genoeg ruimte biedt. Om elkaar gewoon weer eens te spreken, elkaars nabijheid en betrokkenheid te ervaren, de chemie te voelen. Samen een spel te doen, ervaringen te spuien, te lachen. Zodat eventuele oneffenheden weer smelten en het vertrouwen in het team de overhand houdt.’

Op kantoor behoefte aan meer interactieruimte

Werkgevers zijn versneld geconfronteerd met de noodzaak van een nieuwe werkplekinrichting. ‘Het kantoor moet nu vooral de plek zijn voor veilige sociale contacten met collega’s. Dat kan immers niet thuis. Er is meer behoefte aan interactieruimtes, minder aan eenzame werkplekken. Een nieuwe, goed doordachte indeling van de bedrijfsvloer, daar is het tijd voor’, aldus Marco.

Bewust en beheersbaar, van plan tot praktijk

 ‘Wij merken in onze dagelijkse praktijk dat de nieuwe situatie veel vragen oproept.

• Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?
• Is thuiswerk verplicht of vrijwillig?
• Wat is thuiswerken eigenlijk; kan dat ook in een café?
• Hoe werkt het juridisch?
• Is de privacy gewaarborgd?
• Zijn bedrijfsgegevens veilig?
• Zijn we verplicht te voorzien in goede bureaustoelen en grote beeldschermen thuis?
• Hoe groot moet een kuchscherm zijn, en dien je dan alsnog 1,5 meter afstand te bewaren?

Differentiatie

‘One size fits all’ is nu echt helemaal voorbij’, concludeert René. ‘Het is tijd voor differentiatie. Een direct leidinggevende kan per medewerker beoordelen wat deze nodig heeft. Wie is wel en wie is niet in staat tot thuiswerken? Om zo de voordelen van thuis te kunnen combineren met de voordelen van kantoor. Minder reistijd bij thuiswerken; op kantoor een plek om sociaal bij te tanken met collega’s.

Marco vult aan: ‘Een ‘taakgericht’ kantoor is nodig, dat beschikt over een slimme gebruiksaanwijzing waarin vastligt welke ruimte op welk moment bestemd is voor welke activiteiten. E-mailen kunnen mensen ook thuis, maar voor teamwerk moet gelegenheid zijn op kantoor.’

Maar bovenal…

‘De allerbelangrijkste waarde die geborgd moet zijn,‘ besluit Marco, ‘is dat een medewerker zich nooit belemmerd of bezwaard mag voelen om bij beginnende klachten thuis te blijven (werken). Daarvoor moet er te allen tijde ruimte en respect zijn. Ook weer een kwestie van vertrouwen.’

RI&E: zodat het in de praktijk werkt

Nieuwe ronde, nieuwe kansen. Het virus zorgt voor dringende behoefte aan een werkomgeving die voor iedereen werkt. Werkgevers en medewerkers komen tot inspirerende nieuwe ‘werkvormen’.

Bekijk voor meer informatie over de RI&E en actuele arbeidsrisico’s de themapagina van HumanCapitalCare >>