Partnerbijdrage
Als ondernemer maakt u gebruik van software en sluit u IT-contracten met diverse leveranciers. Maar wat nu als zo’n leverancier een contract van een essentieel softwarepakket beëindigt? Om geschillen te voorkomen is het belangrijk dat u een exit-regeling in uw IT-contracten opneemt.
Niels Ista, Jurist ondernemingsrecht en ICT-recht ABAB Legal
Leverancier niet verplicht mee te werken
Het komt regelmatig voor dat een leverancier na beëindiging van een IT-contract niet wil meewerken aan teruggave van de data en/of het realiseren van een overdracht naar een alternatieve leverancier. Organisaties leven veelal in de veronderstelling dat daar waar het gaat om essentiële software, een leverancier verplicht is hieraan mee te werken. Zonder concrete contractuele afspraken over medewerking bij en na beëindiging van het IT-contract kunt u medewerking van de leverancier niet zomaar afdwingen. Maak daarom vooraf heldere afspraken over deze na-contractuele fase, door middel van het opnemen van een evenwichtige exit-regeling in het IT-contract.
Onderwerpen exit-regeling
In een exit-regeling legt u vast wat er moet gebeuren als het IT-contract om wat voor reden dan ook eindigt. Schuif het element ‘exit’ niet door naar een later moment. Ook al voelt het ietwat ongemakkelijk om tijdens de onderhandelingen al over een beëindiging te praten. Tijdrovende en kostbare geschillen liggen op de loer. Een goede exit-regeling omvat diverse belangrijke onderwerpen.
Toepasselijkheid van de exit-regeling
Leg in het IT-contract afspraken vast over de toepasselijkheid van de exit-regeling. Het is hierbij noodzakelijk dat de exit-regeling geldig is na beëindiging van de overeenkomst, en dat in dit kader geen beroep kan worden gedaan op eventuele uitzonderingsgronden. Dus ook niet in geval van een dispuut over betaling.
Verlengd gebruiksrecht
Maak in het IT-contract afspraken over verlenging van het gebruiksrecht. Het is namelijk belangrijk dat u tijdens de uitvoering van de exit-regeling gebruik kunt blijven maken van de software en de daarbij horende dienstverlening van de leverancier. Ook de eventuele verwerkersovereenkomst moet in dit kader blijven voortduren. Ontvlechting van de samenwerking neemt vaak enige tijd in beslag. U wilt gedurende deze periode voorkomen dat uw bedrijvigheid on-hold wordt gezet. Door middel van opname van een verlengd gebruiksrecht in de exit-regeling voorkomt u een dergelijke situatie. Zo zorgt u ervoor dat u voldoende tijd heeft om te kunnen migreren.
Medewerking van de leverancier
Neem in de exit-regeling op dat in geval van beëindiging van het IT-contract er een medewerkingsverplichting rust op de leverancier. Het is hierbij van belang dat de leverancier zijn personeel direct aan u beschikbaar stelt. Zeker als het gaat om essentiële software. Een dergelijke medewerkingsverplichting stelt u in staat samen met de leverancier te zorgen voor een soepele overstap naar een nieuwe leverancier.
Overdracht of teruggave van data
Neem in de exit-regeling op hoe wordt omgegaan met overdracht of teruggave van data, inclusief het daarbij behorende datamodel. Zonder het datamodel zijn de gegevens immers niet over te zetten in de database van de nieuwe leverancier. In geval van overdracht of teruggave van data is het bovendien belangrijk dat u afspraken maakt over het format waarin dit moet gebeuren. Ander belangrijk aspect is de datavernietiging en configuratiegegevens. Let wel, data en configuratiegegevens mogen niet verwijderd worden, totdat de migratie succesvol is uitgevoerd. U kunt in dit kader ook afspraken maken over hoe gecontroleerd wordt dat alle data zijn aangeleverd.
Afspraken over kosten
Neem een passende kostenregeling op. Overdracht of teruggave van data kost tijd en brengt kosten met zich mee. De leverancier moet voor zijn werkzaamheden een redelijke vergoeding krijgen. Bepaal in de exit-regeling wie welke kosten draagt, onder welke condities en tegen welke tariefstelling. Door middel van het opnemen van een passende kostenregeling voorkomt u dat een leverancier hoge (meer-)kosten in rekening brengt.
Beperken van opschortingsrechten
Neem duidelijk op dat uw leverancier zijn verplichtingen uit de tussen partijen overeengekomen exit-regeling nooit opschort. Dit klinkt vanzelfsprekend. Echter, de ervaring leert dat tal van geschillen zijn voortgekomen uit het niet beperken van opschortingsrechten.
Het is belangrijk om vooraf stil te staan bij de mogelijke consequenties van een beëindiging van uw lopende (essentiële) IT-contracten. Neem tijdig maatregelen zodat u voorbereid bent en een passend back-up plan beschikbaar heeft. Zorg ervoor dat u een alternatieve leverancier voorhanden heeft die, na een eventuele beëindiging van uw huidige IT-contract, de dienstverlening kan overnemen en voortzetten. Om een soepele overgang te kunnen realiseren, is het echter van belang dat u met uw huidige leveranciers een evenwichtige exit-regeling bent overeengekomen.
Voor de inhoud en organisatie van onze Academy bijeenkomsten, masterclasses en communities voor ondernemers en bij de uitvoering van bepaalde dossiers werken we samen met vaste partners. Door deze samenwerking kunnen we gebruikmaken van de kennis, ervaring en faciliteiten van deze bedrijven.
