ABAB Legal
Vanwege de coronacrisis werken veel werknemers indien mogelijk vanuit huis. Deze nieuwe werksituatie levert voor zowel werkgevers als werknemers in veel situaties voordelen op, zoals meer efficiency, hogere omzetten, minder (reis)kosten en meer flexibiliteit. Cruciaal hierbij is wederzijds vertrouwen. Echter, als werkgever wilt u ook controle en zicht houden op uw thuiswerkende werknemers. Welke rechten en plichten heeft u?
Ralph Kops, Jurist arbeidsrecht ABAB Legal
Binding met bedrijf borgen
Het beleid van de Rijksoverheid is duidelijk. Laat uw werknemers zoveel mogelijk thuiswerken. Werk dat vanuit huis gedaan kan worden, verlaagt immers het spreidingsrisico en draagt bij aan mobiliteitsverlichting. Aan de andere kant wilt u als werkgever dat uw medewerkers voldoende binding houden met uw bedrijf en andere medewerkers. Om dit te borgen zijn er enkele mogelijkheden. Zo kunt u werknemers de mogelijkheid bieden om gespreid een maximum aantal uren op uw bedrijf aanwezig te zijn. Natuurlijk met inachtneming van de coronaregels. Ook structurele digitale meetings dragen bij aan binding. Daarnaast is het van belang om vertrouwen uit te spreken richting uw medewerkers en duidelijk aan te geven wat verwacht wordt.
Werkplek: thuis of op de werkvloer
Als werkgever bent u verplicht om uw medewerkers te voorzien van een goede werkplek, ongeacht of dit op de werkvloer is of thuis. Op de werkvloer moet u als werkgever in ieder geval voor een veilige werkomgeving zorgen, in lijn met de aanbevelingen van het RIVM en de corona-protocollen. Als u geen veilige werkomgeving kunt garanderen, mag u uw medewerkers verplichten om thuis te werken. Doordat het thuiswerken de afgelopen periode redelijk plotseling is geïntensiveerd, is het niet reëel om te verwachten dat u als werkgever alle thuiswerkplekken zodanig heeft ingericht. Eventuele aanpassingen aan de thuiswerkpleksituatie moeten vooralsnog met name in onderling overleg bereikt en uitgevoerd worden. Naarmate de coronaperiode langer voortduurt, wordt er van u op dit vlak meer verwacht c.q. dat u de thuiswerkplek afdoende heeft ingericht. U bent als werkgever immers aansprakelijk als een werknemer door een niet afdoende ingerichte thuiswerkplek arbeidsongeschikt raakt.
Als het werk niet vanuit huis verricht kan worden en u heeft een veilige werkomgeving gecreëerd, dan zijn uw medewerkers overigens verplicht om op kantoor te werken. Als een medewerker uit angst voor corona weigert te komen werken, dan kan er sprake zijn van werkweigering en kunt u arbeidsrechtelijke sancties overwegen.
Reiskostenvergoeding
Veel werkgevers vragen zich af in hoeverre zij verplicht zijn om vaste reiskosten te blijven betalen aan thuiswerkende medewerkers. Dit is afhankelijk van wat partijen daarover hebben afgesproken in de arbeidsovereenkomst, een bedrijfsreglement of eventueel de toepasselijke cao. Heeft u niets afgesproken? Dan hoeft u de vaste reiskostenvergoeding niet te betalen. Immers, als een medewerker niet reist maakt hij die kosten niet en hoeft u de reiskosten dus niet te betalen. Dit kan anders liggen als u wel iets heeft afgesproken. Controleer in dat geval eerst goed de afspraken voordat u besluit om de eventuele vaste reiskostenvergoeding niet meer te betalen. Voor wat betreft de variabele reiskostenvergoeding geldt dat u deze betaalt voor zover er daadwerkelijk variabele reiskosten gemaakt zijn. Daar is niets in veranderd.
Ook vanuit fiscaal oogpunt is het belangrijk om stil te staan bij de vaste (reis)kostenvergoedingen. U kunt deze vergoedingen nog volledig onbelast doorbetalen tot 1 januari 2021, mits de thuiswerker er uiterlijk op 12 maart 2020 onvoorwaardelijk recht op had. Een aanpassing van de vaste vergoedingen voorkomt dat er belast loon kan ontstaan. De besparing die u hiermee realiseert kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld een onbelaste vergoeding voor internetkosten of een ergonomische bureaustoel. Voor kosten die u niet belastingvrij kunt vergoeden, zoals energiekosten, kan de werkkostenregeling wellicht uitkomst bieden. Kortom, laat u zich goed informeren over de mogelijkheden en voorwaarden, zowel civiel als fiscaal.
Voor de inhoud en organisatie van onze Academy bijeenkomsten, masterclasses en communities voor ondernemers en bij de uitvoering van bepaalde dossiers werken we samen met vaste partners. Door deze samenwerking kunnen we gebruikmaken van de kennis, ervaring en faciliteiten van deze bedrijven.
