Coronacrisis
Woonstichting ’thuis heeft de coronamaatregelen in het kantoor in Eindhoven zichtbaar tot in de puntjes uitgevoerd. Van desinfectiezuilen bij binnenkomst, tot transparante schermen in de spreekkamer. Daar vertelt directeur Luc Severijnen wat de impact is van het coronavirus voor een wooncoöperatie met ruim 10.000 woningen en 120 medewerkers. ‘Wij zijn een woonstichting met een publieke taak. We voelen daarom een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig met de risico’s van corona om te gaan. Dan moet je zorgen dat er niets fout gaat.’ Luc ervaart dat hij in deze tijd iets vervreemd van het kantoor. ‘Ik ben directeur, maar ik ben er niet. Een half jaar geleden liep ik in 10 minuten over de afdelingen, ontmoette 80 collega’s en wist hoe de vlag erbij hing. Heel overzichtelijk. Nu spreek ik op mijn kantoordag maar 8 mensen. Onlangs maakte ik kennis met een nieuwe collega en die vroeg wat mijn functie was; je hebt dan wat in te halen, vertelt Luc met een glimlach.
Foto’s: Joris Buijs Fotografie ©
Dé kans om aanpassingsvermogen te tonen
Sinds de komst van Luc bij de woonstichting in 2016, heeft de organisatie lean als werkwijze omarmd. Voor ’thuis betekent dit dat het vermogen tot aanpassen en verbeteren is gegroeid. Luc licht toe: ‘het lijkt een paradox want we werken met vastgestelde standaard werkwijzen (routines), maar we willen toch heel flexibel zijn om een hoge klantwaarde te realiseren. Bij ’thuis zijn we daarom routines aan het leren, gericht op het verbeteren van de standaard werkwijzen. Deze tijd is dè kans om je aanpassingsvermogen te tonen. Daar zijn wij in geslaagd. Bedrijfsprocessen lopen door en we hebben creatieve oplossingen gevonden om bijvoorbeeld de sleuteloverdracht en contractondertekening coronaproof te maken.’ Trots voegt Luc toe: ‘en dat is allemaal door de teams zelf uitgevoerd. Mijn taak is om deze lean werkwijze te faciliteren.’ Ook in deze coronatijd krijgt deze lerende managementfilosofie een digitaal vervolg. Luc evalueert: ‘de processen lopen door, de invoering van onze voorgenomen verbeteringen gaat wel iets trager maar dat vind ik ook logisch, omdat de meeste energie is gestoken in het laten doorgaan van de reguliere dienstverlening.’
'Je maakt er het beste van. Maar het wringt bij het hart om iemand alleen digitaal in het zonnetje te kunnen zetten.’
’thuis digitaliseert
Door corona versnelt het samenwerken en de organisatie is overgestapt op het vergaderen met Teams van Microsoft. Luc kijkt terug: ‘deze ontwikkeling stond nog niet in het jaarplan. We dachten dat we voor de invoering van deze manier van werken veel meer tijd nodig zouden hebben. Onze ICT-afdeling regelde het nu in een paar weken. De weekstart, overleggen en ook de 2-maandelijkse personeelsbijeenkomst: alles gaat verder in digitale vorm. Het is wel wat zakelijker en korter en we missen de nuance.’ In het afgelopen half jaar zijn 10 vacatures succesvol ingevuld. ’thuis kiest voor de eerste ontmoeting online en het 2e gesprek live. Bij het inwerken ligt de nadruk op een programma op kantoor, waardoor nieuwe medewerkers zich welkom voelen. Maar dat gebeurt natuurlijk wel volgens de regels op 1,5 meter afstand.
Luc ervaart het als een puzzel om informele ontmoetingen tussen medewerkers – coronaproof- op een ontspannen wijze te faciliteren. Een afscheidsreceptie van een medewerker die met pensioen gaat, krijgt onverwacht een andere invulling. Luc daarover: ‘je maakt er het beste van. Maar het wringt bij het hart om iemand alleen digitaal in het zonnetje te kunnen zetten.’
Meer ruimte nodig om ontmoeten te faciliteren
’thuis heeft het thuiswerken goed gefaciliteerd. Alle medewerkers hebben een mobiele telefoon en laptop en de nieuwe stoelen die voor kantoor zijn bedoeld, verhuizen naar de medewerkers. Luc is overtuigd dat het thuiswerken blijft. ‘Misschien niet zo krampachtig en maximaal, maar organisaties gaan deze manier van werken vanuit kostenbesparing en efficiency blijvend verzilveren.’ Hij verwacht dat het kantoor wordt aangepast: van werkplek naar ontmoetingsplek. ‘Vóór corona hadden we niet genoeg werkplekken. Nu hebben we die genoeg, maar hebben we juist meer ruimte nodig om het ontmoeten te faciliteren.’ Luc vindt veel steun en begrip bij de medewerkers. Hij ervaart een hoge tevredenheid bij de medewerkers. Eerder ontving ’thuis de ‘Beste Werkgever Award’ voor de betrokkenheid en bevlogenheid van de medewerkers. Nu tijdens de coronacrisis is het ziekteverzuim zelfs gedaald. ‘We moeten wel aandacht blijven houden of het allemaal goed blijft gaan met onze medewerkers op afstand,’ vult Luc aan.
Op een vrijdagmiddag zijn er nog zo’n 8 mensen op kantoor aanwezig. De meegebrachte ‘Krachtvoer-koek’ deelt Luc graag uit. Een traktatie voor het ‘hele’ kantoor!
Krachtvoer Woonstichting ’thuis
- Lean blijkt een behulpzame management filosofie om het aanpassingsvermogen van de organisatie te verhogen en creëert zelfstandige wendbare teams.
- Pas de sollicitatieprocedure en het inwerkprogramma aan en combineer digitale en live ontmoetingen, zodat medewerkers zich snel thuis voelen en inzetbaar zijn.
- Maak het kantoor geschikt voor werken én ontmoeten.
Ton Gimbrère gaat in de serie Krachtvoer voor ondernemers in gesprek met bijzondere Brabantse ondernemers en bedrijven en schrijft daarover wekelijks een blog. Dat gebeurt aan de hand van persoonlijke ervaringen van ondernemers. Ton is zelf ondernemer in hart en nieren, voormalig directeur van Bonheur Horeca Groep in Tilburg, winnaar ‘Brabants Werkgever met een Maatschappelijk Hart 2014’ en ambassadeur Innovatief Werkgeverschap. Lees er hier meer over >>