Partnerbijdrage
De hoeveelheid aanwezige data neemt jaarlijks exponentieel toe. Door de lage opslagkosten en de mogelijkheden om data in de cloud op te slaan, zal dit de komende jaren niet veranderen. Om data te ontsluiten, kun je gebruikmaken van voorgedefinieerde rapportages, exports uit ERP-applicaties en operationele systemen, Business Intelligence (BI-) oplossingen of een datawarehouse. Op basis van de gerapporteerde uitkomsten neem je operationele en strategische beslissingen. Veel bedrijven zien datakwaliteit als een gegeven, maar dat is geen vanzelfsprekendheid! Als je ervoor wilt zorgen dat de beschikbare data ook leidt tot juiste inzichten, keuzes en het optimaliseren van bedrijfsprocessen, moet je voldoende aandacht besteden aan datakwaliteit.
Betrouwbaarheid data wordt niet geborgd
In de praktijk blijkt dat er binnen organisaties heel veel data voorhanden is en dat er in alle geledingen van de organisatie overzichten worden bijgehouden om inzicht te krijgen in (de voortgang van) bedrijfsprocessen. Ook blijkt dat de betrouwbaarheid van deze overzichten meestal niet wordt geborgd. Overzichten worden zelden gevalideerd, bevatten niet de juiste uitgangspunten, selecties of KPI’s, er wordt gerekend met (deels) verouderde of verkeerd gemigreerde gegevens en meerdere personen kunnen overzichten en onderliggende transacties aanpassen zonder dat hier logging of versiebeheer van plaatsvindt. Ook komt het vaak voor dat sprake is van verschillende bronsystemen, overlappende doeleinden, uiteenlopende belangen en onduidelijkheid over eigenaarschap. Dit laat zien dat datamanagement erg complex kan zijn.
Leg data vast op gestructureerde wijze
Om beslissingen te kunnen nemen op basis van de juiste, gevalideerde data, moet je data op een gestructureerde wijze vastleggen en ervoor zorgen dat de kwaliteit van de data ook goed blijft. Wijzigingsbeheer en logging op data-invoer en mutatie van stamtabellen en stamgegevens vormen hierbij een cruciale factor. Foute en verouderde data moet daarnaast zoveel mogelijk tijdig worden opgeschoond. Anders loop je het risico dat deze data zich als een soort virus verspreidt in de organisatie, waarbij de gegevens worden opgenomen in andere databases of worden gebruikt als referentiedata of in managementrapportages.
Eisen rondom datakwaliteit
Eisen rondom datakwaliteit zijn afhankelijk van eigen wensen en per proces apart te definiëren. Inkoop- en logistieke processen zullen gericht zijn op een optimaal proces met specifieke eisen ten aanzien van leveranciers-, contract- en artikeldata. Verkoop- en marketingprocessen zullen meer flexibiliteit van de klant-, order- en leveringsgegevens verlangen. Voor jou is het belangrijk om de eisen rondom datakwaliteit (de scope) in beeld te hebben, de impact op bedrijfsprocessen in te schatten (bewustwording van de risico’s) en waar mogelijk corrigerende acties uit te voeren. Dat zou ook de implementatie van een nieuw (ERP- of managementinformatie-) systeem kunnen zijn, waarbij een ‘nieuwe’ start wordt gemaakt en waarbij specifieke systeemcontroles of validatiecontroles aanwezig zijn om de juiste en volledige datakwaliteit te kunnen waarborgen en procesverbeteringen te kunnen bewerkstelligen.
Veel organisaties zijn zich onvoldoende bewust van het belang van datakwaliteit voor het uitvoeren van bedrijfsprocessen en het verschaffen van managementinformatie. De aanwezige data vormt de basis voor het nemen van beslissingen en daarom is het voor de effectiviteit daarvan belangrijk dat de kwaliteit van de data goed is geborgd. De alsmaar groter wordende ‘bak’ met data biedt echter ontzettend veel kansen om sneller meer en betere informatie te verkrijgen en toe te passen in de bedrijfsvoering.
Met dank aan Marc Santegoeds, Manager Audit en Assurance bij ABAB Accountants en Adviseurs, voor het schrijven van dit artikel.
Inspiratiesessies en workshops
Om de toepassingen van big data ook voor jouw bedrijf toegankelijk te maken, organiseert VNO-NCW Brabant Zeeland de komende tijd onder de vlag van Driven by Data een aantal inspiratiesessies en workshops.
Tijdens de inspiratiesessies geven MKB-ondernemers aan hoe zij zelf met big data aan de slag zijn gegaan. Een deskundige geeft een breder beeld van de mogelijkheden. De sessies zijn bedoeld voor (MKB-)ondernemers die overwegen ook zelf aan de slag te gaan.
Met de workshops helpen wij je op weg in de wereld van big data. Na de workshop weet je wat er mogelijk is, waar je rekening mee moet houden en waar je voor vervolgstappen terecht kunt. In kleinere groepen ga je samen met studenten aan de slag.
- Inspiratiesessie Big Data 21 november (Fontys, Eindhoven) >
- Workshop Big Data 5 december (Fontys, Eindhoven) >
Aanmelden voor een van bovenstaande workshops of inspiratiesessies? Of heb je nog vragen? Neem in beide gevallen contact op met Inigo Beeker, projectleider, via e-mail: beeker@vnoncwbrabantzeeland.nl.